Dùng cho ai?
- Doanh nghiệp quy mô dưới ~500 người, nhiều ca hoặc nhiều chi nhánh.
- Đang chấm công bằng vân tay/thẻ/face; có thể xuất Excel mỗi kỳ.
- Cần công thức tính lương “may đo”, không vừa khuôn phần mềm đóng gói.
Đầu vào: file Excel từ máy chấm công
Phần mềm nhận Excel theo một format cố định (được thống nhất ngay từ đầu). Tối thiểu nên có:
- Mã nhân viên & Tên (để khớp với hồ sơ nhân sự trong hệ thống).
- Thời gian vào/ra hoặc ca làm; có thể kèm ghi chú.
- Các cột phát sinh khác sẽ được map theo yêu cầu.
Nếu hiện trạng Excel của bạn chưa sạch, mình thống nhất cách làm sạch/hợp nhất trong giai đoạn khảo sát rồi cố định mẫu nhập cho các kỳ sau.
Luồng xử lý chuẩn
- Import Excel chấm công vào hệ thống.
- Áp quy tắc ca kíp, đi trễ về sớm, làm tròn, ngày nghỉ, ngày lễ, OT… theo đúng quy định công ty.
- Tính lương (lương cơ bản, phụ cấp, khấu trừ, OT). Có cảnh báo nếu OT vượt ngưỡng.
- Rà soát & khóa kỳ lương khi đã chốt.
- Xuất bảng lương Excel & phiếu lương (Excel/PDF). Có thể gửi email nếu cần.
Tùy biến quy tắc tính công & lương
Ca kíp, đi trễ về sớm, làm tròn
- Thiết kế ca theo thực tế: HC/2 ca/3 ca, ca đêm…
- Làm tròn theo block 5/10/15 phút hoặc theo công thức riêng.
- Khấu trừ đi trễ về sớm nếu doanh nghiệp yêu cầu.
Ngày lễ, chủ nhật, OT
- Ngày lễ/chủ nhật do doanh nghiệp cung cấp lịch, hệ số tính theo quy định nội bộ.
- OT theo giờ hoặc theo block; cảnh báo vượt giới hạn/tháng.
Phụ cấp & khấu trừ
- Phụ cấp cố định hoặc theo ngày công/ca thực tế (ăn ca, xăng xe, trách nhiệm…).
- Khấu trừ có thể gồm tạm ứng, phạt đi trễ… set theo yêu cầu.
Nghỉ phép & công ngoài chuẩn
Mặc định có calendar để HR ghi chú nghỉ phép, nghỉ không lương… và trừ khi tính lương. Nếu bạn muốn quản lý chỉ tiêu phép năm, chuyển phép… có thể bổ sung vào phạm vi.
Xuất biểu mẫu & báo cáo
- Bảng lương tổng theo phòng ban/chi nhánh.
- Phiếu lương cho từng nhân viên (Excel/PDF) — in giấy hoặc gửi email.
- Mẫu xuất theo format của doanh nghiệp. Nếu cần thêm báo cáo, mình bổ sung theo yêu cầu.
Quyền hạn & bảo mật
- Vai trò gợi ý: HR, Kế toán, Quản lý. Mỗi vai trò thấy đúng phần được phép xem.
- Nếu cần nhật ký thao tác/audit, có thể bổ sung. Mặc định tập trung vào tính lương cho gọn nhẹ.
Module nhân sự (tuỳ chọn)
- Hồ sơ nhân sự: thông tin, phòng ban, biến động lương, phụ cấp.
- Merge mẫu hợp đồng: thử việc, chính thức, phụ lục, thôi việc… xuất DOCX/PDF theo mẫu bạn đưa.
Những gì không làm trong gói cơ bản
- Đối soát ngân hàng, kết nối thanh toán phức tạp.
- Tích hợp phần mềm kế toán/ERP bên ngoài (có thể bàn riêng nếu cần).
- Các thuật toán tính KPI phức tạp nếu vượt phạm vi hiện có.
Hạ tầng & triển khai
- Triển khai trên VPS & domain do doanh nghiệp tự sở hữu.
- Nếu bạn đã có hệ thống quản lý nội bộ, có thể mở rộng thêm module tính lương; nếu chưa có, triển khai như một hệ thống độc lập.
Quy trình làm việc
- Khảo sát nhanh: nhận file Excel mẫu, quy tắc tính, mẫu bảng lương & phiếu lương bạn đang dùng.
- Đặc tả & thống nhất format Excel nhập vào, các quy tắc làm tròn, OT, phụ cấp, khấu trừ, mẫu xuất.
- Phát triển & demo theo mốc; test trên dữ liệu thật một kỳ công.
- Chốt & bàn giao: hướng dẫn sử dụng, bảo hành, hỗ trợ vận hành.
Bảo hành & hỗ trợ
- Bảo hành 12 tháng cho phạm vi đã làm.
- Sau bảo hành, hỗ trợ theo thỏa thuận. Nếu phát sinh lỗi từ hệ thống mình làm, mình vẫn ưu tiên sửa miễn phí kể cả sau 2–3 năm.
Câu hỏi thường gặp
Máy chấm công nào hỗ trợ?
Bất kỳ máy nào miễn có thể xuất Excel. Mình chốt 1 format nhập cố định để dùng lâu dài.
Thiếu quẹt/trùng quẹt xử lý thế nào?
Mình cấu hình theo quy tắc bạn chọn: tự ghép cặp, cho phép HR bổ sung, hoặc áp mặc định theo ca.
Phụ cấp & khấu trừ có linh hoạt không?
Hoàn toàn theo yêu cầu: cố định, theo ngày công, theo ca… Có thể thay đổi theo nhân sự.
Phiếu lương gửi thế nào?
Xuất Excel/PDF. Có thể gửi email nếu bạn cần, hoặc chỉ in cho công nhân ký nhận.
Giá & thời gian bao lâu?
Do là phần mềm theo yêu cầu, báo giá theo phạm vi sau khi xem file Excel & quy tắc. Thời gian theo estimate đã thống nhất.
Liên hệ
Gửi cho mình 1 file Excel chấm công mẫu, quy tắc tính & mẫu bảng lương bạn muốn. Mình sẽ đề xuất phạm vi và báo giá tham khảo.
- Điện thoại: 077 4677 160
- Email: contact@datlamphanmem.com
- Zalo: zalo.me/0774677160