Rất nhiều doanh nghiệp nhỏ và vừa mà bên mình gặp đều bắt đầu từ một điểm chung: mọi thứ quản lý nội bộ đều chạy trên Excel – đặc biệt là phần quy trình và tiến độ đơn hàng. Ban đầu, mọi thứ trông có vẻ ổn. File không quá lớn, số đơn hàng chưa nhiều, cả công ty chỉ cần vài bảng tính là xong.
Nhưng khi doanh nghiệp lớn dần, quy trình phức tạp hơn, số đơn tăng lên… thì Excel bắt đầu bộc lộ rất nhiều điểm yếu. Quản lý nội bộ bằng Excel lúc này giống như điều hành bằng chat nhóm và file rời: quý doanh nghiệp đang lái xe mà chỉ nhìn gương chiếu hậu và nghe người khác mô tả đường, không có một bảng đồng hồ trung tâm để biết mình đang chạy tới đâu.
Trong bài viết này, bên mình muốn chia sẻ một cách thẳng thắn và thực tế: Excel vẫn là công cụ tốt, nhưng không phải là hệ thống. Đặc biệt với những doanh nghiệp đã có quy trình đơn hàng rõ ràng, đang phát triển và quy mô dưới khoảng 50 người, việc tiếp tục “gồng” bằng Excel rất dễ dẫn đến mệt mỏi, tranh cãi và lãng phí thời gian.
Excel hữu ích – nhưng chỉ đến một ngưỡng nhất định
Bên mình hoàn toàn hiểu vì sao Excel được ưa chuộng: dễ dùng, linh hoạt, cài đâu cũng có, không tốn phí bản quyền lớn. Với doanh nghiệp nhỏ, ít đơn hàng, quy trình đơn giản, Excel là lựa chọn hợp lý và thông minh.
Vấn đề chỉ xuất hiện khi doanh nghiệp bắt đầu lớn dần hoặc quy trình phức tạp hơn. Lúc này, Excel vẫn cố gắng “gánh” thêm: thêm sheet, thêm cột, thêm file. Mỗi lần phát sinh yêu cầu mới – một bước trong quy trình đơn hàng, một trạng thái mới, một kiểu báo cáo mới – là thêm một chỗ phải sửa, phải nhớ, phải dặn nhau.
Đến một thời điểm, quý doanh nghiệp sẽ cảm nhận rất rõ: Excel không còn là trợ thủ, mà trở thành thứ phải “chiều chuộng” mỗi ngày. Chỉ riêng việc mở file, kéo cột, lọc dữ liệu và tránh đụng vào công thức đã làm mất rất nhiều thời gian của đội ngũ.
Câu chuyện quen thuộc: mỗi công đoạn một file, mỗi phòng một góc nhìn
Các doanh nghiệp bên mình gặp thường quản lý quy trình đơn hàng thủ công theo một mô-típ khá giống nhau:
- Kinh doanh có một file để theo dõi báo giá, đơn chốt, yêu cầu khách hàng.
- Sản xuất / vận hành có một file khác để theo dõi tiến độ thực hiện từng đơn.
- Kế toán lại có file riêng về thanh toán, công nợ, hóa đơn.
Có nơi thì mỗi công đoạn là một file, có nơi share chung một file với nhiều sheet. Nghe qua tưởng là “quy củ”, nhưng thực tế là dữ liệu bị xé nhỏ theo từng góc nhìn. Mỗi phòng ban chỉ quan tâm vài cột nhưng lại phải thao tác trên một file có quá nhiều thông tin.
Hậu quả là đến lúc cần xem bức tranh tổng thể – đơn hàng này đang ở đâu, đã sản xuất tới đâu, đã thanh toán đến đâu – thì gần như không ai có câu trả lời ngay lập tức. Mỗi người cầm một mảnh ghép, và cuộc họp nội bộ biến thành buổi “ghép hình” bất đắc dĩ.
Những điểm yếu “khó nói” khi quản lý bằng Excel
Từ trải nghiệm làm việc với các doanh nghiệp, bên mình thấy một số điểm yếu lặp đi lặp lại khi dùng Excel cho quản lý nội bộ, đặc biệt là trong quy trình đơn hàng:
- Dễ ghi nhầm, dễ mất file: Chỉ cần một lần copy nhầm, paste nhầm, hoặc lưu chồng file cũ lên file mới là số liệu đã lệch. Nếu file nằm trên máy cá nhân mà máy gặp trục trặc, quý doanh nghiệp có thể mất luôn dữ liệu, hoặc chỉ còn bản backup cũ.
- Xóa dữ liệu không đúng cách, công thức lỗi: Excel rất linh hoạt, nhưng cũng vì vậy mà “mong manh”. Một cột công thức phục vụ cho báo cáo bị xóa nhầm hay chỉnh sai, kết quả là báo cáo hàng tháng không còn chính xác. Đến khi phát hiện thì đã qua khá nhiều kỳ, việc truy ra lỗi rất mất thời gian.
- Không biết ai đã sửa, sửa lúc nào: File Excel truyền tay, share chung, ai cũng có thể chỉnh sửa. Khi có tranh cãi – ví dụ: “Tại sao đơn này đang ‘Hoàn thành’ lại bị chuyển về ‘Đang xử lý’?” – thì gần như không ai biết ai là người thay đổi trạng thái, và thay đổi vào lúc nào.
- File quá to, lag, khó thao tác: Khi số đơn hàng tăng lên, file Excel dày lên trông thấy. Mỗi lần mở file, lọc dữ liệu, kéo cột là một lần chờ đợi. Nhân viên phải căng mắt nhìn hàng chục cột, hàng trăm dòng dữ liệu chỉ để tìm đúng vài thông tin mình cần.
- Khó tổng hợp báo cáo nhanh: Dữ liệu trải dài qua nhiều sheet, nhiều file. Khi lãnh đạo yêu cầu báo cáo tổng hợp – ví dụ: tiến độ toàn bộ đơn hàng trong tháng – nhân viên phải ngồi lọc, copy, ghép dữ liệu thủ công. Nhiều nơi đến sát deadline vẫn chưa có con số chính xác.
Những thứ này có thể không lập tức gây ra “sự cố lớn”, nhưng tích tụ dần thành sự mệt mỏi và mất niềm tin. Mỗi lần phát hiện một con số sai, một trạng thái sai là một lần phải ngồi kiểm tra lại từ đầu, và câu hỏi “ai chỉnh, chỉnh lúc nào” thường không có câu trả lời rõ ràng.
Khi nào Excel bắt đầu kéo doanh nghiệp lại phía sau?
Từ quan sát của bên mình, có hai “tín hiệu đỏ” thường xuất hiện khi Excel đã vượt quá ngưỡng chịu đựng:
- File nhiều đến mức… không ai dám đụng: Mỗi lần mở là thấy hàng trăm dòng, hàng chục cột. Chỉ cần thao tác sai là sợ “toang” cả báo cáo. Nhân viên bắt đầu phải tự tạo file “phụ” để tránh phá file gốc – và vòng lặp file rời rạc tiếp tục.
- Đến lúc cần báo cáo thì không tổng hợp kịp: Khi lãnh đạo cần bức tranh tổng quan – ví dụ cuối tháng, cuối quý – nhân viên không thể xuất ra báo cáo trong thời gian ngắn. Mọi người phải ở lại trễ, dò từng đơn, từng dòng để kiểm tra.
Đặc biệt với doanh nghiệp quy mô dưới 50 người nhưng đang lớn dần, đơn hàng nhiều hơn, quy trình phức tạp hơn, đây là giai đoạn nhạy cảm. Nếu vẫn cố bám vào Excel, mỗi lần phát sinh nhu cầu mới (thêm bước duyệt, thêm trạng thái, thêm kiểu báo cáo) sẽ khiến hệ thống file phình to, rối rắm và dễ lỗi hơn.
Từ chat nhóm & file rời đến “bảng đồng hồ trung tâm”
Khi triển khai hệ thống cho khách hàng, bên mình luôn coi mục tiêu lớn nhất là: giảm bớt sự phụ thuộc vào chat nhóm và file rời, thay bằng một nơi trung tâm để tất cả đều nhìn vào.
Với module quản lý quy trình/tiến độ đơn hàng, thay vì mỗi phòng một file, hệ thống cho phép:
- Kinh doanh nhìn thấy trạng thái tổng quan của từng đơn, biết đơn nào đang tắc ở bước nào.
- Sản xuất / vận hành cập nhật tiến độ theo từng công đoạn, không phải lo sửa nhầm dữ liệu của bộ phận khác.
- Kế toán nắm được tình trạng thanh toán theo từng đơn, tránh nhầm lẫn công nợ.
Mỗi người chỉ thấy những gì mình cần, trên giao diện được thiết kế riêng cho vai trò đó. Thay vì phải mở một file có hàng chục cột, mọi người chỉ cần vài trường thông tin rõ ràng, dễ nhìn, dễ thao tác.
Tương tự, khi kết hợp với module chấm công – lương, hệ thống có thể giúp quý doanh nghiệp liên kết hiệu quả làm việc, giờ làm, ca làm với tiến độ đơn hàng – điều mà Excel thường xử lý rất thủ công và dễ sai sót.
Excel vẫn là công cụ tốt, nhưng không phải là hệ thống
Bên mình không có ý “dìm” Excel. Ngược lại, Excel là công cụ cực kỳ mạnh nếu dùng đúng việc: tính toán, thử nghiệm nhanh, phân tích dữ liệu ở quy mô nhỏ. Vấn đề chỉ xuất hiện khi Excel bị “ép” phải đóng vai trò hệ thống quản lý nội bộ – thứ mà nó không được sinh ra để làm.
Với một module quản lý quy trình đơn hàng cơ bản, ngân sách từ khoảng 30 triệu trở lên là mức hợp lý để có một hệ thống ổn định, dùng được 3–5 năm, đỡ mệt hơn rất nhiều so với việc tiếp tục vá víu Excel. Nhìn theo chặng đường dài, chi phí đó thường nhỏ hơn rất nhiều so với số giờ công, sai sót và tranh cãi mà đội ngũ phải trả mỗi năm vì thiếu một “bảng đồng hồ trung tâm”.
Nếu quý doanh nghiệp đang cảm thấy quen thuộc với những câu chuyện ở trên, có lẽ đây là thời điểm phù hợp để nghiêm túc xem lại cách mình đang quản lý nội bộ. Excel vẫn có chỗ đứng, nhưng khi doanh nghiệp bước sang một giai đoạn mới, một hệ thống được thiết kế đúng cho quy trình của riêng mình sẽ là nền tảng vững chắc hơn để đi đường dài.