Rất nhiều chủ doanh nghiệp khi nghe báo giá gia công phần mềm lần đầu thường khá bất ngờ. Những con số như 30–50 triệu cho doanh nghiệp nhỏ, hay 100–300 triệu cho doanh nghiệp trung bình, nhìn qua có vẻ “cao hơn tưởng tượng rất nhiều”.
Tuy nhiên, phần lớn sự “sốc giá” đến từ việc chúng ta đang vô thức so sánh phần mềm bán sẵn dạng sản phẩm với phần mềm gia công theo yêu cầu – trong khi đây là hai thế giới rất khác nhau, giống như áo may sẵn và áo đo ni.
1. Khách hàng của bên mình thường là ai?
Khách hàng mà bên mình hướng tới là những chủ doanh nghiệp chịu đầu tư cho hệ thống vận hành, hiểu rằng làm phần mềm theo yêu cầu thì khó có chuyện “vài triệu là xong”.
Đa số là các doanh nghiệp nhỏ và vừa, đang quản lý quy trình bằng cách thủ công: excel, sổ sách, chat nhóm, email… đến một lúc nào đó không kiểm soát nổi, thất thoát dữ liệu, báo cáo không nhất quán, mỗi bộ phận nói một kiểu. Đó là lúc họ bắt đầu nghĩ tới chuyện làm một hệ thống “ra hồn” để quản lý.
2. Bên mình thường làm những hệ thống gì?
Những dự án mà bên mình nhận được liên hệ nhiều nhất thường xoay quanh:
- Quản lý quy trình đơn hàng / dự án: theo dõi từ lúc nhận yêu cầu, triển khai, nghiệm thu, thanh toán.
- Quản lý dòng tiền trong công ty: thu chi nội bộ, tạm ứng, hoàn ứng, công nợ.
- Quản lý chấm công và nhân sự: theo dõi giờ làm, ca làm, tính lương, phân quyền theo vai trò.
- Thỉnh thoảng là combo nhiều mảng ở mức đơn giản: vừa có quy trình đơn hàng, vừa có dòng tiền, vừa có chấm công.
Nói cách khác, đây đều là những “mạch máu” vận hành của doanh nghiệp. Nếu quản lý sơ sài, doanh nghiệp dễ “chảy máu” mà không hay.
3. Vì sao dễ “sốc giá” khi nghe báo giá gia công?
Với doanh nghiệp nhỏ, mức ngân sách từ 30–50 triệu đã là con số làm nhiều anh chị giật mình. Với doanh nghiệp trung bình, các mức 100–300 triệu cũng không phải là chuyện hiếm.
Trong khi đó, phần mềm bán sẵn trên thị trường (như phần mềm kế toán, bán hàng, quản lý kho…) thường được quảng cáo với chi phí chỉ từ vài trăm nghìn đến vài triệu mỗi năm hoặc mỗi tháng. Nếu kế toán đã quen MISA chẳng hạn, họ dễ có cảm giác: “Sao phần mềm kia vài triệu là dùng được, còn bên mình báo mấy chục, mấy trăm?”.
Vấn đề nằm ở chỗ: một bên là áo may sẵn, một bên là áo đo ni. Nếu đem hai thứ đó đặt cạnh nhau để so giá trực tiếp thì sẽ luôn thấy gia công “đắt”.
4. Phần mềm bán sẵn: áo may sẵn, mặc được cho rất nhiều người
Phần mềm dạng sản phẩm (product) thường được thiết kế để bán cho rất nhiều doanh nghiệp. Nhà cung cấp sẽ:
- Thiết kế quy trình ở mức chung chung mà đa số doanh nghiệp đều dùng tạm được.
- Gói nhiều tính năng dư thừa để phù hợp với nhiều ngành, nhiều kịch bản.
- Tối ưu cho việc triển khai nhanh, dùng được sớm, không cần chỉnh sửa quá sâu.
Nhờ bán cho nhiều khách hàng, chi phí phát triển được chia nhỏ ra. Doanh nghiệp chỉ trả một phần nhỏ, tương ứng với gói sử dụng của mình.
Nhược điểm là:
- Quy trình không khớp 100% với cách vận hành đặc thù của quý doanh nghiệp.
- Muốn chỉnh sâu, thêm tính năng riêng, thường sẽ bị giới hạn hoặc phải trả phí rất cao.
- Nếu doanh nghiệp có quy trình hơi “khác người”, dùng phần mềm may sẵn sẽ thấy gượng ép, nhiều chỗ phải lách.
5. Gia công phần mềm: áo đo ni cho riêng quý doanh nghiệp
Gia công phần mềm là câu chuyện khác hoàn toàn. Ở đây, bên mình không bán “bộ đồ có sẵn”, mà thiết kế một hệ thống riêng bám sát quy trình thực tế của quý doanh nghiệp.
Điển hình như các dự án bên mình làm:
- Quy trình đơn hàng / dự án được thiết kế đúng theo từng bước quý doanh nghiệp đang làm.
- Luồng duyệt chi, duyệt thanh toán, theo dõi dòng tiền bám sát cách phân quyền, phân trách nhiệm nội bộ.
- Chấm công, tính lương được kết nối với quy trình thực tế: ca làm, tăng ca, phụ cấp, thưởng phạt…
Kết quả là hệ thống không còn ở mức “dùng tạm được”, mà trở thành một phần của cách vận hành doanh nghiệp.
6. Những bước công việc phía sau một dự án gia công
Nhiều anh chị chỉ thấy vài màn hình demo và nghĩ rằng “code cho ra từng đó thôi mà giá vậy là cao”. Thực tế, phía sau một dự án gia công là rất nhiều bước mà quý doanh nghiệp thường không nhìn thấy hết:
- Gặp gỡ, lấy yêu cầu chi tiết: Bên mình dành thời gian ngồi với doanh nghiệp, hỏi – nghe – ghi lại quy trình thực tế, các trường hợp ngoại lệ, các nỗi đau đang gặp.
- Hệ thống lại và viết báo giá: Từ yêu cầu, bên mình phải phân tích thành chức năng, màn hình, báo cáo, phân quyền… rồi mới ước lượng được thời gian và chi phí.
- Thiết kế cơ sở dữ liệu: Định nghĩa bảng, quan hệ, cấu trúc dữ liệu sao cho sau này báo cáo được, không bị tắc khi mở rộng.
- Phát triển backend: Viết toàn bộ logic xử lý lõi, tính toán, kiểm tra, phân quyền, API giao tiếp. Đây là phần khó và tốn công nhất, nhưng lại là thứ khách ít nhìn thấy.
- Phát triển frontend: Xây giao diện web/app để người dùng thao tác, bảo đảm dễ hiểu, dễ dùng.
- Triển khai (deploy) và kiểm thử kỹ: Đưa hệ thống lên server (Linux dùng Docker, Ubuntu; hoặc Windows Server với IIS), test nhiều vòng để hạn chế lỗi khi đi vào hoạt động thật.
- Báo cáo tiến độ, nhận feedback và chỉnh sửa: Gửi demo, nhận góp ý từ quý doanh nghiệp, điều chỉnh cho tới khi quy trình thực sự trơn tru.
Trong suốt quá trình đó, bên mình sử dụng các công nghệ hiện đại như .NET Core cho backend, ReactJS cho web app, Flutter cho mobile app, SQL Server cho cơ sở dữ liệu, cùng các công cụ triển khai như Docker, IIS… để bảo đảm hệ thống ổn định, bảo trì được lâu dài.
7. Backend – phần “chìm” nhưng là nơi tốn công sức nhất
Hầu hết người dùng chỉ thấy giao diện (frontend), nên dễ có cảm giác “giao diện đơn giản, chắc làm nhanh thôi”. Nhưng phần tốn nhiều thời gian nhất lại nằm ở backend – nơi xử lý toàn bộ nghiệp vụ, tính toán, phân quyền, kiểm tra điều kiện, kết nối dữ liệu.
Nếu backend không được làm cẩn thận, hệ thống rất dễ:
- Lỗi số liệu, báo cáo sai.
- Dễ vỡ khi doanh nghiệp tăng quy mô hoặc thêm quy trình mới.
- Khó bảo trì, sửa một chỗ hỏng nhiều chỗ.
Đó là lý do vì sao bên mình luôn nhấn mạnh: chi phí của một dự án phần mềm không chỉ là giao diện đẹp hay xấu, mà chủ yếu nằm ở phần “chìm” phía sau.
8. Ngân sách tối thiểu bao nhiêu là hợp lý?
Với kinh nghiệm thực tế, để một dự án nhỏ có thể có demo dùng được trong khoảng một tháng làm việc, ngân sách hợp lý thường từ 30 triệu trở lên.
Ở mức dưới đó, rất khó để:
- Dành đủ thời gian phân tích nghiệp vụ tử tế.
- Thiết kế kiến trúc dữ liệu, backend, frontend một cách bài bản.
- Triển khai, test kỹ và hỗ trợ sau triển khai.
Nếu cùng dự án đó mà làm trong môi trường công ty lớn, mức báo giá 100 triệu trở lên là bình thường, vì họ còn phải gánh thêm nhiều chi phí khác (văn phòng, đội ngũ đông, quản lý nhiều tầng…). Bên mình làm với cấu trúc gọn hơn, nên cố gắng giữ chi phí ở mức hợp lý nhất có thể, nhưng vẫn cần đủ để đảm bảo chất lượng và thời gian cho dự án.
9. Giá trị thực sự quý doanh nghiệp nhận được là gì?
Điều quan trọng không chỉ là “mua một phần mềm”, mà là xây một hệ thống quản lý vận hành dùng được nhiều năm. Khi hệ thống đi vào hoạt động ổn định, quý doanh nghiệp sẽ nhận được:
- Quản lý minh bạch, rõ ràng: Ai làm gì, ở bước nào, hồ sơ đang ở đâu – tất cả đều thể hiện trên hệ thống.
- Báo cáo nhanh gọn: Không phải ghép file, hỏi từng phòng ban, mà có thể xem nhanh tình hình đơn hàng, dòng tiền, chấm công… ngay trên web app.
- Nắm thông tin mọi lúc mọi nơi: Hệ thống có giao diện responsive, có thể truy cập từ máy tính, laptop, điện thoại – đi đâu cũng mở lên xem được.
Đó là những giá trị mà các công cụ rời rạc, quản lý thủ công rất khó mang lại, đặc biệt khi doanh nghiệp bắt đầu phát triển và quy mô tăng lên.
10. Áo may sẵn vs áo đo ni – chọn sao cho đúng?
Phần mềm bán sẵn và phần mềm gia công không loại trừ nhau, mỗi loại phù hợp với từng giai đoạn và nhu cầu khác nhau:
- Nếu doanh nghiệp mới, quy trình đơn giản, ngân sách hạn chế, áo may sẵn là lựa chọn hợp lý để bắt đầu.
- Khi quy trình đã phức tạp, cần minh bạch hơn, cần báo cáo đúng theo cách quản lý riêng của mình, lúc đó áo đo ni – tức là gia công phần mềm – sẽ phát huy tác dụng.
Điều bên mình mong muốn không phải là thuyết phục mọi doanh nghiệp đều phải gia công, mà là giúp quý doanh nghiệp hiểu rõ mình đang mua cái gì. Khi hiểu được sự khác nhau giữa phần mềm sản phẩm và phần mềm gia công, câu chuyện giá cả sẽ trở nên nhẹ nhàng, minh bạch và hợp lý hơn.