Trong quá trình làm việc với các doanh nghiệp sản xuất – thương mại, bên mình gặp khá nhiều câu chuyện giống nhau: đơn hàng không ít, công nhân đông, nhưng quy trình theo dõi tiến độ vẫn chủ yếu chạy bằng Excel và phân công thủ công. Ban đầu còn xoay xở được, nhưng khi khối lượng tăng lên, mọi thứ dễ rơi vào tình trạng “biết là rối nhưng không biết bắt đầu gỡ từ đâu”.
Case study dưới đây là câu chuyện thực tế của một doanh nghiệp sản xuất – thương mại, với quy mô tương đối lớn so với nhóm SME: khoảng 100 công nhân sản xuất và 10 nhân viên văn phòng, trung bình 50 đơn hàng mỗi tháng. Sau khi triển khai hệ thống quản lý đơn hàng và tiến độ riêng, họ đã giảm tải đáng kể khối lượng công việc thủ công, theo dõi được sản lượng thành công – lỗi, và có báo cáo rõ ràng hơn cho lãnh đạo.
1. Bối cảnh: sản xuất đều tay, nhưng quản lý đơn hàng thì “thủ công là chính”
Doanh nghiệp trong case study hoạt động trong lĩnh vực sản xuất – thương mại, đơn hàng chủ yếu phục vụ khách hàng nước ngoài. Quy mô nhân sự gồm:
- Khoảng 100 công nhân sản xuất trực tiếp làm hàng.
- Khoảng 10 nhân viên văn phòng phụ trách kinh doanh, quản lý, kế toán…
- Trung bình 50 đơn hàng/tháng, mỗi đơn trải qua nhiều công đoạn sản xuất và kiểm tra.
Trước khi làm hệ thống, doanh nghiệp đã cố gắng dùng Excel để quản lý, nhưng chỉ dừng ở mức bảng tính đơn giản, không có nhiều công thức, không có chuẩn hóa về quy trình. Phần lớn việc phân công đơn hàng cho công nhân, theo dõi tiến độ, ghi nhận số lượng đạt – lỗi vẫn làm thủ công bằng sổ sách, ghi chép riêng và trao đổi miệng.
Kết quả là người phụ trách quản lý đơn hàng luôn trong tình trạng quá tải: vừa phải nhận đơn, vừa phân bổ việc cho các tổ sản xuất, vừa cố gắng gom thông tin để báo cáo lại cho lãnh đạo.
2. Vấn đề: không biết đơn đang ở đâu, thành công – lỗi bao nhiêu
Dù chưa đến mức “khủng hoảng” hay tranh cãi nội bộ, nhưng doanh nghiệp gặp một loạt vấn đề điển hình:
- Không biết chính xác mỗi đơn đang ở bước nào: Khi lãnh đạo hỏi “Đơn A đã làm tới đâu rồi?”, người quản lý thường phải gọi từng tổ, hoặc lục lại sổ ghi chép, mất thời gian và dễ thiếu chính xác.
- Không nắm được sản lượng thành công – lỗi theo từng đơn: Công nhân làm xong thì báo miệng hoặc ghi vào giấy/Excel rời, nhưng không có một nơi trung tâm để tổng hợp rõ ràng số lượng đạt, số lượng lỗi.
- Phân công đơn hàng hoàn toàn thủ công: Người quản lý phải tự chia đơn cho từng tổ, ghi chú lại, sau đó lại phải quay vòng hỏi từng tổ xem đã xong chưa để phân việc tiếp.
- Excel không “gánh” nổi bài toán quản lý tiến độ: Doanh nghiệp có dùng Excel nhưng rất cơ bản, không đủ để phản ánh luồng công việc nhiều bước, nhiều tổ cùng tham gia.
Điểm đáng mừng là doanh nghiệp chưa rơi vào tranh cãi gay gắt giữa các phòng ban, nhưng áp lực dồn lên vai người quản lý quy trình là rất lớn. Nếu tiếp tục tăng đơn hàng mà vẫn làm kiểu cũ, nguy cơ trễ tiến độ, thiếu minh bạch về sản lượng là điều gần như chắc chắn.
3. Quy trình đơn hàng trước khi làm hệ thống
Quy trình xử lý một đơn hàng điển hình của doanh nghiệp diễn ra như sau:
- Lên đơn: Bộ phận văn phòng tiếp nhận đơn hàng từ khách, ghi nhận thông tin về sản phẩm, số lượng, thời hạn giao.
- Lên lịch phân bổ cho các tổ sản xuất: Người quản lý xem năng lực từng tổ, tự chia việc, giao miệng hoặc ghi chú riêng cho từng tổ.
- Sản xuất – kiểm tra: Công nhân thực hiện, sau đó kiểm tra kết quả. Nếu thành công thì ghi nhận số lượng đạt; nếu lỗi thì báo lại để làm lại.
- Nếu thất bại, phân bổ sản xuất tiếp: Các phần làm lỗi hoặc thiếu được phân bổ lại cho tổ sản xuất để làm bù.
- Lên packing list để xuất đi nước ngoài: Sau khi hoàn tất, bộ phận phụ trách lập packing list và chuẩn bị xuất hàng.
Nghe thì có vẻ rõ ràng, nhưng do thiếu một hệ thống chung nên mỗi bước đang được quản lý bằng những cách khác nhau: giấy tờ, Excel đơn giản, ghi nhớ cá nhân. Việc kết nối các bước thành một bức tranh hoàn chỉnh là điều rất khó thực hiện nếu chỉ dựa vào công cụ thủ công.
4. Bài toán đặt ra cho bên mình
Doanh nghiệp tìm đến bên mình với mong muốn chính: xây một hệ thống quản lý đơn hàng và tiến độ đủ đơn giản để đội ngũ dễ dùng, nhưng vẫn phải:
- Cho phép theo dõi trạng thái từng đơn hàng theo đúng các bước thực tế.
- Ghi nhận được số lượng thành công – lỗi theo từng đợt sản xuất.
- Hỗ trợ phân công và theo dõi giữa các tổ sản xuất.
- Có phân quyền đầy đủ cho từng nhóm người dùng (nhân viên quản lý sản xuất, lãnh đạo, bộ phận văn phòng…).
Họ không yêu cầu báo cáo tài chính phức tạp, mà tập trung vào việc giảm tải công việc thủ công cho người quản lý, nắm được tiến độ và sản lượng một cách minh bạch hơn.
5. Giải pháp: hệ thống quản lý đơn hàng & tiến độ “đo ni” cho doanh nghiệp
Bên mình đã thiết kế và triển khai một hệ thống quản lý đơn hàng và tiến độ sản xuất bám sát đúng quy trình của doanh nghiệp:
- Module quản lý đơn hàng: Lưu trữ toàn bộ thông tin đơn, trạng thái, lịch sử xử lý; dễ dàng tra cứu theo thời gian, khách hàng, loại sản phẩm.
- Module phân bổ & theo dõi tiến độ: Cho phép người quản lý tạo kế hoạch phân công cho các tổ, theo dõi mỗi tổ đang xử lý những phần việc nào, đã hoàn thành hay chưa.
- Ghi nhận sản lượng thành công – lỗi: Sau mỗi đợt sản xuất, hệ thống cho phép nhập số lượng đạt và lỗi, từ đó doanh nghiệp có cái nhìn rõ hơn về hiệu suất.
- Phân quyền người dùng: Nhân viên quản lý, lãnh đạo, các bộ phận liên quan được cấp quyền phù hợp; ai xem gì, làm gì đều được quy định rõ.
Toàn bộ hệ thống được triển khai trong khoảng 3 tháng kể từ khi ký hợp đồng. Trong quá trình làm, do khách hàng chưa quen việc mô tả nghiệp vụ bằng ngôn ngữ “hệ thống”, bên mình chủ động hẹn gặp thêm để làm rõ yêu cầu, điều chỉnh thiết kế cho khớp với thực tế.
6. Triển khai & hỗ trợ người dùng làm quen
Sau khi hoàn thiện chức năng chính, bên mình triển khai trực tiếp lên môi trường máy chủ của khách và:
- Tự test kỹ hệ thống trước khi bàn giao cho khách thử nghiệm.
- Viết tài liệu hướng dẫn, giải thích cách sử dụng theo nghiệp vụ thực tế, để nhân viên có thể tra cứu khi cần.
Ở giai đoạn đầu, một số người dùng chưa quen với giao diện mới. Bên mình tiếp tục tối ưu lại UI dựa trên phản hồi: đơn giản hóa màn hình, sắp xếp lại các trường, nút chức năng sao cho đúng với thói quen của đội ngũ. Mục tiêu là để họ cảm thấy phần mềm hỗ trợ công việc, chứ không phải thêm một lớp phức tạp.
7. Kết quả: giảm tải công việc, báo cáo nhanh và minh bạch hơn
Dù doanh nghiệp không thống kê lại bằng con số cụ thể, nhưng phản hồi chung từ phía khách hàng là “giảm tải được rất nhiều việc”. Thay vì phải tính chuyện tuyển thêm người chỉ để chia việc và gom thông tin, nay người quản lý có thể:
- Nhìn trên hệ thống để biết mỗi đơn đang ở bước nào, tổ nào đang xử lý.
- Xem nhanh số lượng thành công – lỗi theo từng đơn, từng đợt.
- Tổng hợp báo cáo cho lãnh đạo nhanh hơn, rõ ràng hơn.
Các nhân viên liên quan cũng phản hồi tích cực vì khối lượng việc thủ công giảm hẳn. Không còn phải ghi chép nhiều lần, nhắn qua lại quá nhiều, mọi người có thể tập trung vào đúng phần việc chuyên môn của mình.
8. Bài học rút ra cho các doanh nghiệp tương tự
Từ case study này, có một vài điểm bên mình rút ra muốn gửi tới quý doanh nghiệp:
- Sự tham gia của lãnh đạo và độ “chịu chi” là yếu tố quyết định. Nếu đã xác định làm hệ thống riêng, cần chuẩn bị ngân sách phù hợp; nếu nghiệp vụ quá cơ bản, bên mình vẫn thường tư vấn dùng phần mềm bán sẵn cho tiết kiệm.
- Khách hàng không cần phải mô tả nghiệp vụ một cách “chuẩn IT”. Chỉ cần sẵn sàng chia sẻ thật cách mình đang làm; phần còn lại, bên mình sẽ giúp hệ thống lại thành quy trình cho phần mềm.
- Chuyển từ hoàn toàn thủ công/Excel đơn giản sang hệ thống là một quá trình. Giai đoạn đầu người dùng sẽ chưa quen, việc tối ưu UI và đồng hành sau triển khai là rất quan trọng.
Case study này chỉ là một ví dụ cụ thể, nhưng cũng là hình ảnh thu nhỏ của rất nhiều doanh nghiệp sản xuất – thương mại đang “chịu đựng” Excel và cách quản lý thủ công. Nếu quý doanh nghiệp thấy bóng dáng mình trong câu chuyện này, có lẽ đã đến lúc cân nhắc một hệ thống đo ni cho quy trình và tiến độ đơn hàng của riêng mình.